Détails de l'offre

Raison SocialeCY Cergy Paris Université
Votre secteur d'activitéAutre
Temps de travailComplet
Autre :
Effectif2000
Intitulé du poste Assistante de direction et gestionnaire financière h/f
Catégorie MétierADMINISTRATIF, SECRÉTARIAT, RESSOURCES HUMAINES, DROIT
Autre :
Nombre de postes de ce type à pourvoir1
Description et tâches liées au posteENVIRONNE
MENT DE
TRAVAIL
Le Design hub, créé en janvier 2020, est une plateforme d'appui aux enseignements ; à la création et au
développement de formations innovantes dans le cadre de la stratégie Formation de CY Cergy Paris
Université.
Il regroupe tous les acteurs/services/initiatives de l'innovation pédagogique pour donner plus de
cohérence et d’efficacité aux actions menées.
À travers ses différents services, il accompagne les composantes et les enseignants sur toute question liée
à la mise en place et au développement de la Formation initiale et de la FTLV.
MISSIONS
L'assistant.e de direction du Design Hub exerce ses missions dans le cadre d'un contexte très riche :
réformes nationales, création du Grand établissement CY Cergy Paris Université et changement d'échelle
important de l'Université de Cergy-pontoise à CY Cergy Paris Université et CY Alliance, création récente de
la direction du Design Hub (janvier 2020), nouveau contrat de site 2020-2024.
ll/elle participe, à son échelle, à l'atteinte des objectifs stratégiques de la direction du Design Hub et de la
direction générale Formation, en particulier à la création d'un environnement propice à la réussite et à
l'épanouissement des étudiants à travers le pilotage/développement de l'offre de formation, le soutien aux
porteurs de projets de formations et l'accompagnement de la diversification pédagogique.
Pour ce faire, il/elle organise son activité en cohérence avec la forte transversalité inhérente au Design
Hub.
Ses principales missions sont :
- Assurer la gestion administrative, financière et RH de la direction et des services du Design Hub
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- Assurer le secrétariat de direction de la directrice et des services du Design Hub
- Suivre/mettre à jour les tableaux de bord et outils de pilotage de la direction
- Participer à l'organisation des événements des services du Design Hub
- Assurer un rôle d'interface (en collaborant avec les assistantes de directions de la direction formation et
tout autre acteur de l'université)
- Apporter son soutien aux services du Design Hub et de la direction formation, à la demande de la
direction, autant que de besoin
ACTIVITES
PRINCIPALES
- Gestion financière du Design Hub :
* éditer des BDC et/ou suivre avec le CSP Dépenses (Direction des affaires financières) les BDC de son
ressort
* faire le suivi fournisseurs autant que de besoin dans la préparation d'une commande ou a posteriori
(relance facture)
* assurer le suivi budgétaire des dépenses/recettes du Design Hub et du service diversification
pédagogique en particulier
* gérer les ordres de missions de la direction et de ses services
* faire l'interface avec les autres gestionnaires du Design Hub et avec la coordinatrice des moyens
financiers et RH de la direction formation
- Gestion RH :
* gestion des congés des personnels Design Hub ; suivi des dossiers de recrutement et de paiement des
emplois étudiants/enseignants ; suivi, transmission et archivage des dossiers d'entretien annuel de tous les
agents de la direction
* Mise en place des nouveaux arrivants (poste téléphonique, ordinateur ...)
- Secrétariat administratif et logistique :
* Assurer le secrétariat de direction de la directrice et des services du Design Hub en traitant courrier,
agenda ; suivi des dossiers transversaux ...
* Préparer, organiser et participer aux réunions de direction ou organisées par le Design Hub. Rédiger les
comptes rendus de réunions (de direction ou autre)
* Mettre en place/suivre un archivage des données et s'assurer de la mise à jour constante des outils de
pilotage de la direction de son ressort
* Apporter une aide logistique et technique dans la gestion des dossiers
* Faire l'interface avec les autres directions, notamment assurer le ticketing du Pôle infrastructures pour la
direction et les services Design hub
* Appliquer les process permettant d'optimiser les circuits au sein de la direction
* Assurer la logistique des événements Design Hub, en particulier ceux pilotés par le service diversification
pédagogique
* Participer aux actions de communication du Design Hub (publication de textes sur les différents supports
numériques - intranet, internet, ... )
* Assurer le reporting des activités Design hub suivies par l’agent
* Apporter son aide, autant que de besoin et à la demande de la direction, à tout service du Design Hub.

COMPETENCES
Connaissance de l'enseignement supérieur, de l’environnement professionnel, des services internes de
CYU, des composantes
Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie électronique.
Maîtrise du logiciel SIFAC
Maîtrise du logiciel SAGHE
Maîtrise de la communication écrite et orale
Respect des procédures mises en place
Aptitude à trier les informations et rendre compte
Savoir alerter sa hiérarchie le cas échéant
Capacité à travailler en collaboration et à partager l'information
Capacité de planification
Connaissance de l’anglais bienvenue

QUALITES
Rigueur, précision
Capacité à la prise d'initiative et à l'autonomie
Sens de la confidentialité des informations et des données
Réactivité, anticipation, adaptation
Aisance relationnelle / Gestion du stress

NIVEAU
D’ETUDES
Études supérieures

EXPERIENCE
Expérience dans l'enseignement supérieur et en tant qu'assistante de direction bienvenue
Type(s) de contrat(s)CDD
Temps de travail hebdomadaire
PrérequisExpérience exigée
Quel diplôme ?
Quel permis spécifique ?
Contraintes liées au poste
Poids max de charge à porter
Autres contraintes
Qualités / Compétences recherchées
Horaireslundi - vendredi
Indication de salaireEntre 20 et 35K
Autre lieu :
Possibilité de poste en temps partagé avec d'autres entreprises ?
Possibilité de contrat d'alternance ?